1. Pengorgganisasian
Stuktur Managemen
a. Definisi
Pengorganisasian
Pengorganisasian
sebagai penyusunan dan strukturisasi pekerjaan untuk mencapai sasaran
organisasi. Ini adalah proses yang terpenting dimana para menager merancang
suatu struktur organisasi .
b. Definisi
Struktur Organisasi
merupakan susunan
tugas-tugas formal didalam suatu organisasi. Struktur ini, yang ditunjukkan
secara visual dalam sebuah bagan
organisasi, juga menjadi beragam tujuan.
c. Pengorganisasian
sebagai Fungsi Managemen
· Adalah organisasi
member langkah-langkah kepada managemen untuk melaksanakan kegiatan dan fungsi
managemen
· Organisasi atau
pengorganisasian dapat dirumuskan sehingga keseluruhan aktivitas managemen
didalam pengelompokkan orang-orang serta penetapan tugas, fungsi, wewenang,
serta tanggung jawab masing-masing dengan tujuan tercapai aktivitas-aktivitas
managemen yang sebelumnya telah ditentukan terlebih dahulu
Tujuan
yang ingin dicapai oleh pengorganisasian dalam managemen
· Mempermudah pelaksanaan
tugas
· Mempermudah pimpinan
melakukan pengendalian
· Agar kegiatan-kegiatan
para bawahan terarah ke satu tujuan yang telah ditentukan
· Cara pimpinan
mngendalikan tugas bawahan melalui pengorganisasian adalah dengan adanya
pembagian tugas yang jelas untuk tiap orang, maka pimpinan dengan mudah
mengingat siapa mengerjakan apa yang pada akhirnya dapat diminta pertanggung
jawaban (laporan) hasil pelaksanaan tugas tersebut kepada yang bersangkutan.
2. Actuating
Managemen
a. Definisi
Actuating
Pelaksanaan kerja harus
sejalan dengan rencana kerja yang telah disusun. Setiap pelaku organisasi harus
bekerja sesuai dengan tugas, fungsi dan peran, keahlian dan kompetensi
masing-masing SDM untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi yang
telah ditetapkan. Inti dari Actuating adalah menggerakkan semua anggota
kelompok untuk bekerja agar mencapai tujuan organisasi. Dalam
mengimplementasikan aktivitas organisasi, pelaku organisasi harus :
· Merasa yakin dan
mampu melakukan suatu pekerjaan,
· Percaya bahwa
pekerjaan telah menambahkan nilai untuk diri mereka sendiri,
· Tidak terbebani
oleh masalah pribadi atau tugas lain yang lebih penting atau mendesak,
· Tugas yang
diberikan cukup relevan,
· Hubungan
harmonis antar rekan kerja.
b. Pentingnya Actuating( Pergerakkan)
·
Untuk menciptakan
kerjasama yang lebih efisien
·
Untuk mengembangkan
kemampuan & keterampilan staf
·
Untuk menumbuhkan
rasa memiliki & menyukai pekerjaan
·
Untuk mengusahakan
suasana lingkungan kerja yang meningkatkan motivasi & prestasi kerja staf
·
Dan membuat
organisasi berkembang secara dinamis
c. Prinsip
Actuating
·
Memperlakukan
pegawai dengan sebaik-baiknya
·
Mendorong pertumbuhan dan perkembangan manusia
·
Menanamkan pada
manusia keinginan untuk melebihi
·
Menghargai hasil
yang baik dan sempurna
·
Mengusahakan
adanya keadilan tanpa pilih kasih
·
Memberikan
kesempatan yang tepat dan bantuan yang cukup
·
Memberikan
dorongan untuk mengembangkan potensi dirinya
3. Mengendalikan
Fungsi Managemen
a. Definisi
Pengendalian (controling)
Pengendalian managemen
adalah usaha sistematik untuk menetapkan standar prestasi tertentu dengan
merencanakan mendesain sistem umpan balik informasi, membandingkan prestasi
yang sesungguhnya dengan standar prestasi , menentukan apakah terjadi
penyimpangan dan mengukur apakah penyimpangan itu berarti (signifikan), dan
melakukan perbaikan yang diperlukan untuk memastikan bahwa semua sumber daya
perusahaan digunakan dengan cara yang paling efektif dan efisien untuk mencapai
tujuan perusahaan.
Defisi distas sangat
luas dan mencangkup beberapa hal:
·
Adanya standar prestasi
·
Adanya usaha
pembandingan hasil yang diperoleh dengan rencana
·
Menentukan apakah
terjadi penyimpangan atau tidak
·
Melakukan perbaikan
b. Langkah-langkah
atau proses mencangkup empat hal :
1. Menentapkan
standar dan metode pengukurannya
Sebelum melangkah lebih
jauh, standar dengan metode pengukurannya harus ditetapkan lebih dulu. Sedapat
mungkin yang ditetapkan dapat dirumuskan dengan kata-kata yang jelas dan dapat
diukur. Penggunaan angka-angka kualitatif dapat membantu kejelasan standar
tersebut.
2. Melakukan
pengukuran prestasi
Langkah
berikutnya adalah melakukkan pengukukuran prestasi. Pengukuran prestasi
merupakan kegiatan yang dilakukan berulang-ulang tergantung situasinya.
Frekuensi pengukuran prestasi akan tergantung pada situasi yang dihadapi.
Sementara untuk pengecekan tujuan yang sifatnya jangka panjang barang kali dapat
dilakukan setiap setiap hari.
3. Membandingkan
apakah prestasi yang dicapai sesuai dengan standarnya
Langkah
berikutnya adalah membandingkan prestasi yang telah dicapai dengan standar yang
ditetapkan. Langkah ini praktis merupakan langkah yang paling mudah. Langkahnya
yang paling kompleks telah dilakukan pada dua langkah pertama diatas.
4. Melakukan
perbaikan-perbaikan yang diperlukan
Jika
prestasi yang dicapai ternyata lebih rendah dari standar yang telah ditetapkan,
tindakan perbaikan diperlukan. Tindakan perbaikan dapat melibatkan beberapa
aktivitas sekaligus, meliputi perubahan cara bekerja atau juga perubahan
standar prestasi yang telah ditetapkan.
c. Tipe-tipe
kontrol atau pengendalian
Pada dasarnya ada tiga
tipe dasar pengawasan, yaitu pengawasan pendahuluan, pengawasan ya/ tidak, dan
pengawasan umpan balik.
·
Pengawasan Pendahuluan (Freedforward contol atau steering contol)
Pengawasan ini didesain
untuk mendeteksi penyimpangan dari standar tertentu dan memungkinkan perbaikan
dilakukan sebelum seluruh tahap kegiatan
·
Kontrol Proses
Managemen (concurrent control)
Pengendalian ini dilakukan
selama suatu kegiatan berlangsung. Tipe pengawasan ini merupakan proses di mana
aspek tertentu dari suatu prosedur harus disetujui dulu, atau syarat tertentu
harus dipenuhi dulu sebelum kegiatan-kegiatan bisa dilanjutkan, atau menjadi
semacam peralatan “double-check” yang lebih menjamin ketepatan pelaksanaan suatu
kegiatan.
·
Pengawasan umpan
balik (feedback control). Pengawasan umpan balik, juga dikenal sebagai past –
action controls, mengukur hasil-hasil dari suatu kegiatan yang telah
diselesaikan. Sebab-sebab penyimpangan dari rencana atau standar ditentukan,
dan penemuan-penemuan diterapkan untuk kegiatan-kegiatan serupa di masa yang
akan datang.
Daftar Pustaka
Dr. Mahmuh M,
hanafi, MBA. 2003. Mangemen edisi revisi.
Yogyakarta: akademi managemen perusahaan YKPN