Pengorganisasian Struktur Managemen, Actuating Managemen dan Mengendalikan Fungsi Managemen

   1.    Pengorgganisasian Stuktur  Managemen

   a.       Definisi Pengorganisasian
    Pengorganisasian sebagai penyusunan dan strukturisasi pekerjaan untuk mencapai sasaran organisasi. Ini adalah proses yang terpenting dimana para menager merancang suatu struktur organisasi .
   b.   Definisi Struktur Organisasi 
     merupakan susunan tugas-tugas formal didalam suatu organisasi. Struktur ini, yang ditunjukkan secara  visual dalam sebuah bagan organisasi, juga menjadi beragam tujuan.
   c.       Pengorganisasian sebagai  Fungsi  Managemen
     ·    Adalah organisasi member langkah-langkah kepada managemen untuk melaksanakan kegiatan dan fungsi managemen
    ·  Organisasi atau pengorganisasian dapat dirumuskan sehingga keseluruhan aktivitas managemen didalam pengelompokkan orang-orang serta penetapan tugas, fungsi, wewenang, serta tanggung jawab masing-masing dengan tujuan tercapai aktivitas-aktivitas managemen yang sebelumnya telah ditentukan terlebih dahulu

     Tujuan yang ingin dicapai oleh pengorganisasian dalam managemen
     ·       Mempermudah pelaksanaan tugas
     ·        Mempermudah pimpinan melakukan pengendalian
     ·       Agar kegiatan-kegiatan para bawahan terarah ke satu tujuan yang telah ditentukan
     ·   Cara pimpinan mngendalikan tugas bawahan melalui pengorganisasian adalah dengan adanya pembagian tugas yang jelas untuk tiap orang, maka pimpinan dengan mudah mengingat siapa mengerjakan apa yang pada akhirnya dapat diminta pertanggung jawaban (laporan) hasil pelaksanaan tugas tersebut kepada yang bersangkutan.
   2.    Actuating Managemen
  a.       Definisi Actuating
    Pelaksanaan kerja harus sejalan dengan rencana kerja yang telah disusun. Setiap pelaku organisasi harus bekerja sesuai dengan tugas, fungsi dan peran, keahlian dan kompetensi masing-masing SDM untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi yang telah ditetapkan. Inti dari Actuating adalah menggerakkan semua anggota kelompok untuk bekerja agar mencapai tujuan organisasi. Dalam mengimplementasikan aktivitas organisasi, pelaku organisasi harus :
     ·       Merasa yakin dan mampu melakukan suatu pekerjaan,
     ·       Percaya bahwa pekerjaan telah menambahkan nilai untuk diri mereka sendiri,
    ·       Tidak terbebani oleh masalah pribadi atau tugas lain yang lebih penting atau mendesak,
     ·       Tugas yang diberikan cukup relevan,
     ·       Hubungan harmonis antar rekan kerja.
    
   b.  Pentingnya Actuating( Pergerakkan)
     ·         Untuk menciptakan kerjasama yang lebih efisien
     ·         Untuk mengembangkan kemampuan & keterampilan staf
     ·         Untuk menumbuhkan rasa memiliki & menyukai pekerjaan
     ·         Untuk mengusahakan suasana lingkungan kerja yang meningkatkan motivasi & prestasi   kerja staf
     ·         Dan membuat organisasi berkembang secara dinamis
   
   c.   Prinsip Actuating
     ·         Memperlakukan pegawai dengan sebaik-baiknya
     ·          Mendorong pertumbuhan dan perkembangan manusia
     ·         Menanamkan pada manusia keinginan untuk melebihi
     ·         Menghargai hasil yang baik dan sempurna
     ·         Mengusahakan adanya keadilan tanpa pilih kasih
     ·         Memberikan kesempatan yang tepat dan bantuan yang cukup
     ·         Memberikan dorongan untuk mengembangkan potensi dirinya

    3.    Mengendalikan Fungsi Managemen

        a.       Definisi Pengendalian (controling)

Pengendalian managemen adalah usaha sistematik untuk menetapkan standar prestasi tertentu dengan merencanakan mendesain sistem umpan balik informasi, membandingkan prestasi yang sesungguhnya dengan standar prestasi , menentukan apakah terjadi penyimpangan dan mengukur apakah penyimpangan itu berarti (signifikan), dan melakukan perbaikan yang diperlukan untuk memastikan bahwa semua sumber daya perusahaan digunakan dengan cara yang paling efektif dan efisien untuk mencapai tujuan perusahaan.

Defisi distas sangat luas dan mencangkup beberapa hal:

·         Adanya standar prestasi

·         Adanya usaha pembandingan hasil yang diperoleh dengan rencana

·         Menentukan apakah terjadi penyimpangan atau tidak

·         Melakukan perbaikan

 b.      Langkah-langkah atau proses mencangkup empat hal :

1.      Menentapkan standar dan metode pengukurannya

Sebelum melangkah lebih jauh, standar dengan metode pengukurannya harus ditetapkan lebih dulu. Sedapat mungkin yang ditetapkan dapat dirumuskan dengan kata-kata yang jelas dan dapat diukur. Penggunaan angka-angka kualitatif dapat membantu kejelasan standar tersebut.

2.      Melakukan pengukuran prestasi

  Langkah berikutnya adalah melakukkan pengukukuran prestasi. Pengukuran prestasi merupakan kegiatan yang dilakukan berulang-ulang tergantung situasinya. Frekuensi pengukuran prestasi akan tergantung pada situasi yang dihadapi. Sementara untuk pengecekan tujuan yang sifatnya jangka panjang barang kali dapat dilakukan setiap setiap hari.

3.      Membandingkan apakah prestasi yang dicapai sesuai dengan standarnya 
     Langkah berikutnya adalah membandingkan prestasi yang telah dicapai dengan standar yang ditetapkan. Langkah ini praktis merupakan langkah yang paling mudah. Langkahnya yang paling kompleks telah dilakukan pada dua langkah pertama diatas.

4.      Melakukan perbaikan-perbaikan yang diperlukan

     Jika prestasi yang dicapai ternyata lebih rendah dari standar yang telah ditetapkan, tindakan perbaikan diperlukan. Tindakan perbaikan dapat melibatkan beberapa aktivitas sekaligus, meliputi perubahan cara bekerja atau juga perubahan standar prestasi yang telah ditetapkan.

c.       Tipe-tipe kontrol atau pengendalian

Pada dasarnya ada tiga tipe dasar pengawasan, yaitu pengawasan pendahuluan, pengawasan ya/ tidak, dan pengawasan umpan balik.

·         Pengawasan Pendahuluan (Freedforward contol atau steering contol)

Pengawasan ini didesain untuk mendeteksi penyimpangan dari standar tertentu dan memungkinkan perbaikan dilakukan sebelum seluruh tahap kegiatan

·         Kontrol Proses Managemen (concurrent  control)

Pengendalian ini dilakukan selama suatu kegiatan berlangsung. Tipe pengawasan ini merupakan proses di mana aspek tertentu dari suatu prosedur harus disetujui dulu, atau syarat tertentu harus dipenuhi dulu sebelum kegiatan-kegiatan bisa dilanjutkan, atau menjadi semacam peralatan “double-check” yang lebih menjamin ketepatan pelaksanaan suatu kegiatan.

·         Pengawasan umpan balik (feedback control). Pengawasan umpan balik, juga dikenal sebagai past – action controls, mengukur hasil-hasil dari suatu kegiatan yang telah diselesaikan. Sebab-sebab penyimpangan dari rencana atau standar ditentukan, dan penemuan-penemuan diterapkan untuk kegiatan-kegiatan serupa di masa yang akan datang.

Daftar Pustaka 
Dr. Mahmuh M, hanafi, MBA. 2003. Mangemen edisi revisi. Yogyakarta: akademi managemen perusahaan YKPN